Зачем нужен логистический аудит

Общие понятия

Логистическим аудитом называется процесс комплексной оценки, проверки и изучения всех аспектов и подсистем крупного предприятия, имеющего товарный склад, а также свою логистическую систему поставок и отгрузки с него товаров, начиная с момента закупки сырья и всех необходимых товаров до момента доставки товаров и продукции до полки магазина. Данная процедура проводится независимыми и беспристрастными в своих оценках экспертами, которые изучают все вопросы по данной задаче, в условиях, когда у организации уже имеется ряд экономических проблем и ему аудит по логистике крайне необходим.

Основные вопросы, изучаемые при проведении классического логистического аудита

При проведении такого аудита в первую очередь производится изучение следующих вопросов:

• характер торговых и производственных взаимоотношений предприятия с его контрагентами, партнерами, клиентами и поставщиками
• работа экономического отдела и особенности проведения планирования, ведение документооборота при учете и организации движения материальных активов компании
• осуществляется контроль качества поставок продукции партнерам и контрагентам компании, а также за дисциплиной всех работников при организации этого процесса
• выявление слабых и сильных сторон в системе логистики предприятия и организации его более эффективного снабжения
• производится проверка соответствия уровня затрат на организацию движения товаров и материальных средств на соответствие объективным условиям рынка, в процессе чего нередко выявляются завышенные или просто избыточные расходы
• происходит оценка конкурентоспособности системы логистики предприятия в условиях текущего рынка

Аудит логистики и его классификация по сфере деятельности

• Внутренний, т.е. он проводится для внутренних нужд, как это следует из его названия. Поэтому он затрагивает выявление проблем деятельности самого предприятия и, соответственно, необходим для принятия решений об их устранении.
• Основные характерные черты внутреннего аудита
  • Внутренний аудит проводится без привлечения сторонних экспертов, т.е. силами компании и на регулярной основе
  • Такая проверка всегда основывается на действующих нормативных актах и документах организации, а также инструкций логистического отдела
  • Подобный вид аудита очень полезен не только для выявления внутренних проблем, но и для целей для информирования руководства компании о возможных проблемах у предприятия в будущем

• Внешний аудит. В отличие от внутреннего, он предназначен для выявления более крупных проблем, возникающих на внешнем уровне взаимодействия. Такую проверку проводят независимые эксперты, осуществляющие проверку соответствия логистической деятельности компании, оказывающей услуги грузоперевозок, с определенными общими рыночными требованиями.
• Характерные черты внешнего аудита
  • Проверка, как правило, носит разовый характер и осуществляется независимыми специалистами или внешними организациями
  • Данный вид проверки направлен на удовлетворение нужд клиентов и контрагентов предприятия в целях его соответствия объективным условиям рынка

Классификация аудита логистики по функциональному признаку

1. Обычный функциональный аудит логистики. Проводится он не всегда регулярно и, как правило, 1 раз в год. Его задачей является проверка правильности выполнения персоналом компании своих функций и, особенно это касается его логистического отдела. Эта проверка может осуществляться экспертной комиссией, в состав которой может входить не только руководство, но и сторонние консультанты, работающие на контрактной основе. В их задачу входит независимая оценка работы сотрудников по выполнению ими их профессиональных и должностных обязанностей, результатов работы за отчетные периоды логистических подразделений, а также проверка уровеня качества и эффективности их работы.
2. Специальный функциональный аудит, осуществляемый преимущественно сторонними консультантами, менеджерами и экспертами с целью проведения оценок:
   1. Соответствия логистической стратегии корпоративным принципам работы компании
   2. Степени удовлетворения потребительских требований качеству сервиса логистики предприятия
   3. Степени издержек предприятия на осуществление ее логистики
3. Специальный аудит запасов, необходимый для контроля управления запасами и его последующего улучшения. Данный вид аудита проводится с помощью особых систем контроля запасов предприятия и в результате его проведения отслеживаются уровни запасов (необходимые, в свою очередь, для оценки спроса), а также пополнения, возможных возвратов запасов поставщикам или заводам-изготовителям, учета устаревших и сверхнормативных запасов. В результате проведения такого аудита проводится и контроль имеющихся запасов на складе ручным способом, т.е. это фактически инвентаризация склада.
4. Товарно-транспортный аудит документации и различных расчетов за проведение транспортировок продукции со склада (погрузку, разгрузку, перевозку, экспедирование и т.д.). Данная проверка осуществляется на основе самых разных процедур, существующих в бухгалтерском и налоговом учете, так как его проведение может быть вызвано возможными ошибками сотрудников предприятия при оформлении ими документов и ошибками по внесению данных в компьютер.
5. Окончательный аудит. Обычно данный вид аудита проводится сторонними специалистами традиционными методами. В такой работе ими выделяются особые разделы, которые могут быть связаны с проверками окончательных отчетов менеджмента компании.

Порядок проведения

1. Предварительный анализ по деятельности компании. На этом этапе производятся опросы сотрудников с целью подготовки руководителю компании предложения о проведения аудита логистики, и изучается операционная деятельность компании.
2. Проведение соотнесения логистической стратегии предприятия с его общей маркетинговой стратегией. На этом этапе производится изучение товарной номенклатуры, требований клиентов по оказанию логистических услуг. Кроме того, производится локализация функций логистики в структуре предприятия, оценка взаимоотношений его смежных внутренних подразделений (участвующих в цепи поставок), а также производится оценка и измерение показателей деятельности функциональных сфер внутри компании.
3. Производится заключение договора о проведении проверки логистики компании аудиторской организацией, а также осуществляется приобщение экспертных аудиторов-логистов к управлению соответствующими операциями на предприятии.
4. Осуществление самого аудиторского процесса.
   1. В соответствии с договором на проведение аудита, специалистам доступны операции по управлению рабочей силой, складами, транспортом и другими ресурсами организации
   2. Специалистами производится формирование новых функций для отдела логистики (с их последующей оценкой), информационное обеспечение процессов логистики и построение мониторинга проведения ими операций
   3. В полном объеме осуществляется процесс анализа и сбора данных о всевозможных логистических процессах, осуществляется управление соответствующим документооборотом
   4. Осуществляется структурирование взаимоотношений между отделами, имеющими отношение к логистике компании
   5. Производится анализ деятельности компании и выявление условий и потенциала для улучшения ее деятельности
5. Составление заключения, в которое обычно входит:
   1. Итоги (анализ логистической функции предприятия и отчет о работе аудиторов)
   2. Подробный анализ выявленных скрытых издержек предприятия (активы компании, расходы по проведению операций), которые можно сократить с помощью современных производственных технологий и нового оборудования
   3. Разработка проекта по совершенствованию функций и задач отдела логистики, а также расчет эффективности новых инвестиций в компанию.
6. Внедрение свежих усовершенствований
7. Отчет об эффективности данных усовершенствований и их дальнейший анализ.

Польза логистического аудита

1. В отличие от классической формы бухгалтерского аудита, логистическая проверка имеет также ряд своих особенностей
2. Использование данной процедуры позволяет эффективно выявлять скрытые экономические проблемы организации и определять эффективные пути их возможных и наилучших решений. Особенностями такого аудита является комплексная оценка работы не только всех сотрудников компании, но и ее менеджмента, который управляет физическим товародвижением на предприятии.
3. Логистическая аудиторская проверка является отличным средством оптимизации бизнес-процессов, что позволяет серьезно улучшить сферу логистики организации.